Caminos de institucionalización
En cada etapa de su proceso de crecimiento, toda empresa debe buscar su propio sistema de equilibrio y descubrir sus propios caminos de institucionalización. La búsqueda de tal equilibrio es exigida por la naturaleza misma de la institucionalización, que presenta siempre dos facetas: el fondo y la forma.
El filósofo empresarial Carlos Llano Cifuentes lo ha presentado con claridad. Veamos. La forma de la institucionalización cobra vida en los diversos mecanismos organizacionales tan conocidos hoy día: manuales de organización, políticas y procedimientos; organigramas, descripciones de puestos, etcétera. En su concepción suele haber confusión. Son los formatos o instrumentos de que se vale el líder para sustentar el desdoblamiento del poder, mas no necesariamente reflejan que el poder haya descendido. Podríamos instaurar estos instrumentos sin que el poder se desdoble hacia otros niveles jerárquicos. La existencia de gráficas organizacionales, manuales, etcétera, no garantizan que se haya logrado la autonomía en la capacidad de resolver problemas y aprovechar oportunidades.
El fondo de la institucionalización, en cambio, radica en aprender a compartir el poder, a decidir juntos, a trabajar en equipo, a lograr que las estructuras humanas resuelvan su presente, y también su futuro, por cuenta propia. Esto implica participar conjuntamente en el desarrollo de nuevos productos, mercados y sistemas; en la innovación tecnológica, la gestión del cambio, el manejo de conflictos, etcétera. Un indicador claro del avance de una empresa en su proceso de institucionalización no está en lo sofisticado de su organización, sino en el hecho de que los cambios, los éxitos, se logren autónomamente por un equipo humano bien integrado y sinérgico que no dependa de ninguna estrella en particular. Hemos de prevenirnos de esta usual confusión entre el fondo y la forma.
El error común de los administradores consiste en confundir la institucionalización con algunos procedimientos que pueden conducir a la rigidez: reglamentación de funciones en manuales, establecimiento de principios en la “carta magna de la organización”, jerarquías y organigramas, descripción de puestos, canales de distribución, escalafones y salarios por antigüedad. Para nosotros institucionalización significa personificación; es decir, creación de una plataforma en la que toda persona capaz pueda desarrollar su personalidad y crecer en esa institución, dándole vida y asegurando su permanencia.
De este enfoque y de la flexibilidad de la empresa que crece arrancan algunos criterios. Una empresa se institucionaliza cuando: no hace depender su vida de un conjunto de hombres extraordinarios, ni de las capacidades excepcionales de ellos, sino cuando forma un equipo humano de personalidades normales que encajen en él sin violencias. mantiene una amplia capacidad de maniobra, sin cerrar posibilidades futuras; esto es, cuando no se identifica con sistemas, principios y procedimientos que puedan llevarla por un camino predeterminado e inflexible.
Toda la organización, conocedora de la visión a mediano y largo plazo, busca que sus acciones concurran en el mayor número de objetivos ya compartidos. aplica el principio de acción subsidiaria (que pide que se deje obrar al colaborador cuando él puede, y que se le ayude para que pueda cuando no puede). adquiere la costumbre de preferir el aprovechamiento de las capacidades de sus hombres que la vigilancia sobre sus defectos. Busca al mismo tiempo el máximo avance con el mínimo conflicto, pero, en caso de tener que optar, opta por lo primero sin temor a lo segundo. Convendrá que el arquitecto de los caminos de institucionalización sea el empresario, no el experto en organización.
Si el empresario no es capaz de orquestar un creciente compartir de compromisos, responsabilidades, informaciones, decisiones y visiones comunes, esos formatos o instrumentos terminarán en burocracia, perdiendo la capacidad de crecer a través de la multiplicación del poder.
